法人申請における「履歴事項全部証明書」について

古物商許可を申請するにあたり、法人名義で古物商許可を申請するには、「法人の登記事項証明書」の提出が必要となります。

今回は、「登記事項証明書」の取得、注意点についてふれてみたいと思います。

登記事項証明書とは

登記事項が記載された帳簿データである登記記録の写しをいいます。登記所(法務局)で発行される、会社に関する基本的な事項を証明する公的書類です。記載の内容については、会社の定款の絶対的記載事項でもある、会社の名称、本店住所、設立年月日、事業目的、役員、資本金などです。

従来は、手書きの帳簿で管理されていましたが、現在は、帳簿の内容がデータ化され、電子的に管理されているものを「登記記録」といいます。この電子的に管理された「登記記録」を印刷したものを「登記事項証明書」といいます。

登記事項証明書は4種類

「登記事項証明書」には、次の4種類があり、用途によって取得する種類も異なります。

・現在事項証明書:現在効力のある登記情報を証明する書類
・履歴事項証明書:現在事項証明書の事項に加えて、
         過去(3年前の1月1日から)に抹消された事項を証明する書類
・閉鎖事項証明書:過去に閉鎖された登記事項を証明する書類
・代表者事項証明書:会社代表者の代表権に関する事項を証明する書類

さらに、すべての内容が記載された全部証明書と、一部のみの内容が記載された一部証明書に分かれています。

【登記事項証明書の種類】

古物商許可申請の際に提出する「登記事項証明書」は、「履歴事項全部証明書」となります。
取得の際には、間違いのないよう注意しましょう。

履歴事項全部証明書は法務局で取得

「履歴事項全部証明書」は、法務局の本局、支局、出張所のどこでも取得することができます。誰でも取得することができ、郵送でも交付申請をすることができます(商業登記法 第10条 第1項)。

現在では、インターネットを利用したオンラインでの取得手段もあります。職場や自宅にいながら取得できるので、法務局に行く時間を取れない人は利用するとよいでしょう。

履歴事項全部証明書は内容を確認

古物商許可申請で提出する「履歴事項全部証明書」は、3か月以内に取得し、最新の内容のものでなければならず、会社の名称、本店住所、事業目的、役員構成などに変更があった場合には、法務局で変更登記手続きを行わなければなりません。
変更登記手続きが完了していない場合、古物商許可申請はできませんので注意が必要です。

「履歴事項全部証明書」を取得した際には、しっかりと記載内容を確認しましょう。

「役員構成」、「代表取締役の情報」は最新に

古物商許可を申請するため、「履歴事項全部証明書」を取得した際に、「代表取締役の住所が変わってた」、「役員の交替があった」など、記載内容と現状が異なる場合があります。
「履歴事項全部証明書」には、代表取締役に限っては、住所まで記載があります。
古物商許可申請では、役員全員分の添付書類(住民票、身分証明書、登記されていないことの証明書、略歴書、誓約書)を提出しなければなりません。そのため、古物商許可申請書を提出の際には、住民票と照らし合わせて、「履歴事項全部証明書」の内容を確認されます。

内容が一致していない場合には、申請書を受理してもらえない場合もあるので、注意しましょう。

事業目的追加は後回しにしても大丈夫

古物商許可の申請において、会社の事業目的には「古物営業を営む旨」の記載が必要です。
「会社は、定款で定められた事業目的の範囲内でのみ、事業を行うことができる」と法令(民法 第34条、会社法 第3条)で定められているため、警察では、事業目的に古物営業を行う旨の記載を確認されます。

会社の「事業目的の変更」は、株主総会を開き、目的変更の決議を得て、登記変更手続きを経なければなりません。かなりの時間と労力が必要となります。

では、「事業目的の追加変更」についても他の変更事項と同様に、事前に行わなければならないのでしょうか?

古物商許可申請では、「事業目的の変更」のため、早期に対応できない場合には、「確認書」を提出することで、申請書を受理してもらえます。
「確認書」とは、「古物営業を行う旨の事業目的の追加を直ちに行います」という内容を約束する書類です。
申請書を提出後、警察の審査期間中(40日程度)に、事業目的の変更手続きを行いましょう。

事業目的が不足している場合、目的追加の手続きを優先してしまい、古物商許可の申請が遅れてしまうケースもあります。急いで古物商許可を取得したい場合は、「確認書」を利用し、まず申請書を受理してもらうことを優先しましょう。

「履歴事項全部証明書」について、記載内容の不足や変更手続きで悩んでいるようでしたら、専門の行政書士に相談することをおすすめします。

将来の変更に備えて申請は先送り?

「役員の変更予定」、「本店移転の予定」がある場合など、近い将来に「履歴事項全部証明書」の記載事項について変更手続きを必要とする場合は、どうするべきでしょうか?

現状の内容で古物商許可を申請することができます。

申請後に、変更登記手続きを行った場合は、許可証受領後に、「変更届出」あるいは「書換申請」の手続きを行いましょう。

詳しくは、専門の行政書士に相談することをおすすめします。

まとめ

・古物商許可申請で必要な登記事項証明書は、「履歴事項全部証明書」
・「履歴事項全部証明書」は、誰でも法務局で取得することができる
・提出する「履歴事項全部証明書」は、発行年月日より3か月以内
・すでに変更が起こっている事項については、申請前に変更手続きを行う
・「事業目的の追加」については、申請書提出後の対応でも大丈夫